伝え上手になるために、今すぐできる工夫とは | くわもとキャリア設計事務所-桑本玉枝      

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伝え上手になるために、今すぐできる工夫とは

さまざまな場面で必要とされるコミュニケーションスキル。

そのコミュニケーションは【伝える】と【聴く】という行為でなりたちますが、今回は【伝える】についてご紹介します。

 

採用面接、社内の評価面談、上司が部下に注意する場面、企画のプレゼンをする場面など、伝わる質と量を高めたい場面はたくさんあります。

 

伝え方について『結論から先に、論理的に話す』というのはよく言われることです。

「〇〇さん、先日の~の件で、今話しかけてもいいですか。」と先に相手の了解を得て、結論から話しはじめます。論理的にというのは、伝えたいメッセージを筋道たてて分かりやすくということですね。

根拠を示しながら、話に一貫性をもたせ、決して脱線せず、感情的にならず、「みんな~している」や「ふつう~する」といった過剰な一般化をせずに話すということです。

なかなか難しいですね。

 

 

私も日々つかっている、すぐにでも出来る工夫を2つお伝えします。

 

一つ目は、第一印象の決定要素で知られる“メラビアンの法則”を意識する、です。

【見た目の印象55%、耳から入る音の印象38%、話の内容7%】

 

55%と半分以上を占める見た目の印象。私は、黙っているといろいろ見透かされていそうでコワイとよく言われます。けっこう傷ついてますけど(笑)

ただ、人からどう見られているのか、それは知っておく必要があると思っています。

コワイと感じさせることで、伝えたいことが伝わらないのは、私も困るからです。

顔そのものは変えられませんが、表情やしぐさ、立ち居振る舞いなどは、どう見られているのかを意識して工夫することはできますね。

また、38%の耳から入る音の印象。これは、声の大きさやペース、トーンです。これも、日頃の私は、声は小さめでトーンも低めだと自覚しているので、【伝えたいとき】は、声は少し大きめ、トーンは少し高め、を意識しています。

「自分はもともとこういうだから」で何もしないのではなく、伝える・伝わるためにできる少しの工夫を意識しましょうということです。

 

二つ目は、話し終わったときに伝わったかどうか確認する、です。

「質問ありますか?」よりも「もう一度説明してほしいところなどありますか?」の方が、相手が質問しやすいですね。(何を質問していいのかわからないくらいわからない)ということってありますよね。そういうとき、私はつい「ありません」と答えてしまって、わからなくても聴けなくなってしまいます。

 

【伝える】という場面では、説得するのではなく納得を引きだしたいものです。

 

「なんでわからないのだろう」とイラっとするときは自分基準になっています。

「どう説明したら、この人は理解できるだろう」と相手基準で考える、つまり基準がどちらにあるか、というそもそものところが大事なのだと思います。